Privacybeleid CV De Faant

Het privacybeleid van CV De Faant word geschreven na aanleiding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming welke van kracht word per 25 mei 2018. Dit beleid kan enkel gewijzigd worden door goedkeuring van de algemene ledenvergadering van CV De Faant of door wijzigingen in wet- en/of regelgeving.

Wijziging van dit beleid mag nooit in strijd zijn met de op het moment geldende wet- en regelgeving.

-CV De Faant slaat persoonsgegevens op van leden met als doel het bijhouden van de ledenadministratie, financiële administratie en voor het verstrekken van verenigingsinformatie.

-Het bestuur van CV De Faant is verantwoordelijk voor het op de juiste manier beschermen en verwerken van de persoonsgegevens.

-De volgende persoonsgegevens zijn door CV De Faant opgenomen in de ledenlijst:
naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummers, mailadressen.
De mailadressen worden tevens opgeslagen in een mailbestand van de bestuursleden die belast zijn met informatieverstrekking.
De incassobestanden zijn in het bezit van de penningmeester.

-CV De Faant heeft en bewaard geen bijzondere persoonsgegevens zoals godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag, genetische en biometrische kenmerken.

-Leden van CV De Faant worden eenmalig geïnformeerd over de wijze waarop persoonsgegevens bewaard worden. Dit gebeurt per mail / brief bij aanvang wetgeving. De aanmeldingsformulieren van CV De Faant zijn vanaf ingang wetgeving aangepast zodat nieuwe leden bij inschrijving worden geïnformeerd.

-Leden van CV De Faant hebben ten alle tijden het recht om zijn / haar eigen persoonsgegevens in te zien of te wijzigen. Hiervoor dient men contact op te nemen met het secretariaat.

-De persoonsgegevens worden bewaard bij het secretariaat zowel in fysieke mappen als op een extern opslagapparaat (usb) , Mailadressen worden bewaard in een outlook mailbestand bij het verantwoordelijk bestuurslid. Van al deze gegevens worden back ups gemaakt welke bewaard worden op een extern opslagapparaat (usb).

-CV De Faant heeft de volgende maatregelen genomen om te voorkomen dat anderen onbedoeld de persoonsgegevens in kunnen zien:

-Gegevens zijn alleen bekend bij de bestuursleden, opslag zal alleen plaats vinden op een extern opslagapparaat en mails dienen ten alle tijden verstuurd te worden als “BCC”

-Bestuursleden en commissie leden die voor het uitoefenen van taken binnen die commissie gegevens nodig hebben , krijgen toegang tot deze gegevens. De verantwoording hiervoor ligt bij het betreffende bestuurslid of bestuursleden welke zitting heeft/ hebben in de commissie.

-Het secretariaat van CV De Faant is belast met de functie van functionaris voor de gegevensbescherming. Vanuit deze functie heeft de functionaris ten alle tijden het recht om controle uit te oefenen bij de commissies en bestuursleden. In geval van twijfel over het wel of niet verstrekken van persoonsgegevens is in principe het oordeel van de functionaris bindend.  Geschillen hierover met de functionaris dienen terug gekoppeld te worden aan de overige leden van het dagelijks bestuur ( penningmeester en voorzitter). Zij zullen dan gezamenlijk een besluit nemen.

-Op dit moment heeft CV De Faant geen verwerkersovereenkomst met een derde partij afgesloten omdat wij de gegevens niet delen met derden. Indien dit in de toekomst noodzakelijk zou zijn, zal dit gebeuren na goedkeuring van de algemene ledenvergadering of door het wijzigen van wet – en of regelgeving. Ten alle tijden zal er in dat geval een clausule opgenomen worden die voorziet in het vernietigen van de gegevens na gebruik.

-Mocht een (bestuurs)lid op enig moment ontdekken dat er datalekken ontstaan dient deze zich te melden bij de functionaris van CV De Faant. Deze zal daarna handelen volgens de wet- en regelgeving.

Download Privacybeleid CV De Faant